5 шагов к электронным документам. Как подключить ЭДО для ИП или компании

*Источник: «Клерк»

Проведите подготовку

Сначала нужно проанализировать текущий документооборот и цели перехода к ЭДО, чтобы в дальнейшем правильно выбрать оператора, подготовить сотрудников.

Что нужно сделать:

• Изучите, с какими документами вы сейчас работаете и что именно перейдет в электронный формат. Это могут быть условные транспортные накладные, которые закон требует отправлять через ЭДО с 1 сентября 2026 года, акты выполненных работ или только внутренние документы. Составьте конкретный перечень.
• Сформулируйте цели и задачи для перехода на ЭДО — соблюсти требования закона, упростить взаимодействие с контрагентами, сделать более прозрачным документооборот и пр.
• Составьте подробную схему документооборота, укажите тех, кто отвечает за оформление и передачу на каждом этапе. Например, кто ответственный за транспортные накладные.
• Внесите изменения в учетную политику — она приравнивает электронные документы к бумажным.
• Определите, кто будет уполномочен подписывать документы в ЭДО — кроме руководителя компании это могут быть также сотрудники.

Если вы планируете использовать ЭДО для работы с контрагентами, уточните у них, какими сервисами они пользуются. Это важно для следующего шага.

О том, что такое ЭДО и для чего его можно применять, мы рассказали в отдельном материале.

Выберите оператора ЭДО и продукт

Оператор ЭДО — это компания, которая получила аккредитацию ФНС. Увидеть полный перечень действующих операторов можно на сайте ФНС: сейчас там 38 организаций. Они отличаются по количеству подключенных абонентов, поддерживаемых форматов документов.

При выборе оператора, учитывайте:

• Тарифный план — обычно операторы предлагают бесплатные входящие документы и оплату за исходящие. Цена зависит от количества отправленных за год документов: чем их больше в пакете, тем дешевле. Именно поэтому на этапе подготовки важно четко понять, что вы будете пересылать через ЭДО и в каком объеме.
• Набор опций — например, интеграция с 1С, шаблоны разных документов, добавление бланков пользователей.
• Качество клиентской поддержки, помощь с установкой и настройкой программы.
• Удобство пользования личным кабинетом — это можно протестировать во время демодоступа.

Если ваши контрагенты используют ЭДО, вы можете подключиться к тому же оператору, которого выбрали они. Это упростит обмен документами. 

Однако вы можете сделать выбор и в пользу другого сервиса — в таком случае узнайте, как у него работает роуминг. Эта опция позволяет разным операторам передавать документы друг к другу.

Получите сертификат электронной подписи

Существуют три вида электронной подписи:

• простая (ПЭП);
• неквалифицированная (НЭП);
• квалифицированная (КЭП). 

Выбор подписи зависит от целей использования и типа документов. Для для обмена формализованными документами с контрагентами применяют КЭП: она обеспечивает максимальный уровень защиты благодаря использованию сертифицированных средств криптографии. Именно она приравнивается к «ручной» подписи на бумаге. 

А для внутренних документов — например, локальных актов компании или приказов — можно использовать НЭП.

Получить КЭП можно в аккредитованном центре (список можно посмотреть на сайте Минцифры или ФНС.

Возьмите с собой:

• паспорт;
• СНИЛС;
• выписку из ЕГРЮЛ (ЕГРИП) — ее не всегда требуют, но лучше подстраховаться;
• USB-накопитель (токен).

Учитывайте, что для работы с КЭП потребуется настроить компьютер: установить КриптоПро CSP и специальные плагины. Их набор зависит от оператора ЭДО.

Подключите контрагентов

Чтобы подключить контрагентов, нужно отправить им приглашение в ЭДО. Перед отправкой приглашения поинтересуйтесь у контрагента, каким оператором ЭДО он пользуется, особенно если их несколько. 

Искать контрагента в сервисе ЭДО можно по ИНН или ID (идентификатор). Некоторые операторы поддерживают массовую отправку приглашений: нужно загрузить Excel-файл со списком ИНН контрагентов.

Как только контрагент принимает приглашение — можно начинать обмениваться документами.

Подготовьте сотрудников к работе в ЭДО

Вы можете дать сотрудникам разный уровень доступа для работы в ЭДО:

• только просматривать документы;
• создавать, редактировать, загружать в черновики и отправлять на согласование директору;
• подписывать входящие документы и отправлять исходящие документы с подписью.

Добавьте сотрудников в сервис ЭДО по адресу электронной почты и распределите полномочия. По словам бизнес-ассистента «Кнопки» Анны Мишиной, чтобы сотрудник мог подписывать входящие документы и отправлять исходящие с подписью, у него должна быть своя КЭП. Директор должен оформить МЧД (машиночитаемую доверенность) на сотрудника и загрузить в настройках ЭДО.

Если сотруднику выдан максимальный уровень доступа, нужно обговорить с ним систему работы в ЭДО. Например, определить, какие документы ему можно подписывать, с какими контрагентами можно работать по всем документам, а с какими — только по согласованию с руководителем, принимать ли приглашения, готовить ли платежки по всем счетам.

Подключиться к ЭДО ИП или компания могут достаточно быстро — технические процессы с выбором оператора и выпуском электронной квалифицированной подписи занимают немного времени. Главное, уделить достаточно внимания подготовке: четко проанализировать текущий объем документов и схему работы с ними, цели перехода на ЭДО. От этого зависит то, насколько простым и эффективным окажется сам переход.